Ai lucrători străini? Cele 4 raportări către IGI pe care nu ai voie să le ratezi

Stadiu la 29.10.2026: Regulile de mai jos sunt cele în vigoare după OUG 32/2026, aplicabilă din 27.04.2026. Declararea cazării se face online, gratuit, în aplicația IGI de la adresa portaligi.mai.gov.ro/inregistrarestraini.

Un angajator care are lucrători străini și le asigură cazarea are de transmis către Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI) patru tipuri de informări, fiecare cu termenul ei. Cea mai cunoscută, declararea cazării, are cea mai mică amendă: 400–800 lei. Cele mai scumpe sunt cele uitate cel mai des: anunțarea plecării unui lucrător și a absențelor nemotivate, unde amenda ajunge la 15.000–30.000 lei. Articolul explică ce trebuie raportat, cui, în ce termen și cum, cu un tabel pe care îl puteți păstra la îndemână.

Pe scurt

1. Declararea cazării

Cine are obligația. Oricine găzduiește un cetățean dintr-o țară din afara UE, SEE și Elveției: hoteluri, pensiuni, persoane fizice care închiriază și firmele care asigură cazare angajaților străini. Lucrătorul străin are și el aceeași obligație, pentru propria ședere (art. 12 alin. 1 din OUG 194/2002).

Termenul. 3 zile de la data găzduirii. La hoteluri și alte unități turistice, administrația locului transmite datele în 24 de ore (art. 12 alin. 2).

Cum se face. Cel mai simplu este online, în aplicația gratuită a IGI: portaligi.mai.gov.ro/inregistrarestraini. Se poate folosi cu cont sau fără cont, prin notificare simplă. Se completează datele gazdei, ale străinului (nume, prenume, cetățenie) și perioada cazării. Legea permite expres acest canal din 22.03.2024 (art. 12 alin. 4). Alternativ, informarea se trimite prin e-mail sau prin adresă scrisă la structura de poliție sau IGI din județ.

Amenda. 400–800 lei, pentru gazdă și pentru străin (art. 134 pct. 3 și art. 135 alin. 1 lit. a din OUG 194/2002).

Sfat practic. Dacă mutați lucrătorii într-o altă locuință, declarați noua cazare în același termen de 3 zile.

2. Încetarea sau suspendarea contractului de muncă

Aici se suprapun două legi, cu același termen de 5 zile lucrătoare:

• OUG 194/2002, art. 13 alin. (6): entitatea-gazdă, adică angajatorul, informează structura teritorială a IGI despre încetarea sau suspendarea raportului juridic cu străinul, în 5 zile lucrătoare de la data producerii evenimentului. Amenda este de 15.000–20.000 lei pentru fiecare persoană identificată (art. 134 pct. 5^1 și art. 135 alin. 1 lit. b^1, în forma dată de OUG 32/2026).
• OUG 32/2026, art. 7 alin. (1) lit. e): angajatorul notifică IGI și agenția de plasare despre încetarea contractului individual de muncă, în 5 zile lucrătoare de la constatare. Încălcarea se sancționează cu 15.000–30.000 lei.

O singură notificare bine făcută, trimisă la timp către IGI și către agenția de plasare, acoperă ambele obligații. Contează orice formă de încetare: demisie, concediere, acordul părților, expirarea contractului pe durată determinată sau încetarea de drept.

De ce contează mult. Lucrătorul plecat are 90 de zile să-și găsească un nou angajator. Notificarea dumneavoastră îi arată IGI data de la care curge acest termen și dovedește că firma și-a îndeplinit obligația.

3. Absența nemotivată peste 3 zile lucrătoare consecutive

Dacă un lucrător străin nu se prezintă la muncă, fără motiv, mai mult de 3 zile lucrătoare consecutive, angajatorul notifică IGI și agenția de plasare în 5 zile lucrătoare de la constatare (art. 7 alin. 1 lit. e din OUG 32/2026). Amenda pentru lipsa notificării este de 15.000–30.000 lei.

Este obligația nouă cea mai ușor de ratat. Un lucrător care „dispare” vineri și nu mai răspunde la telefon declanșează obligația de raportare înainte ca firma să decidă ce face cu contractul lui. Notificarea de absență nu înseamnă concediere. Dacă, ulterior, contractul încetează, trimiteți și notificarea de încetare.

4. Pericol, exploatare sau pierderea condițiilor de ședere și muncă

Tot în 5 zile lucrătoare, angajatorul notifică IGI și agenția de plasare despre orice situație în care lucrătorul străin este în pericol, este supus exploatării sau nu mai îndeplinește condițiile care au stat la baza dreptului de muncă și de ședere (art. 7 alin. 1 lit. e din OUG 32/2026). Exemple: permisul de ședere expiră și nu a fost cerută prelungirea, lucrătorul declară că este forțat să muncească pentru altcineva, sau apar indicii de trafic de persoane.

Cum transmiteți notificările

• Cazarea: în aplicația IGI, de la portaligi.mai.gov.ro/inregistrarestraini. Salvați confirmarea.
• Încetarea, suspendarea, absențele și situațiile de risc: prin e-mail sau adresă scrisă către structura IGI din județul în care lucrează străinul și, separat, către agenția de plasare prin care a venit lucrătorul.
• Pentru fiecare lucrător, includeți: numele complet, cetățenia, numărul permisului de ședere sau al pașaportului, funcția, evenimentul și data la care s-a produs.
• Păstrați dovada transmiterii: confirmarea de primire, numărul de înregistrare sau e-mailul trimis. Dovada este cea care vă apără la control.

Atenție: 400–800 lei este doar amenda pentru cazare

Unele materiale de informare grupează toate obligațiile de raportare sub aceeași amendă de 400–800 lei. Această sumă se aplică numai declarării cazării. Pentru neanunțarea încetării sau suspendării contractului, amenda este de 15.000–20.000 lei pentru fiecare lucrător. Pentru o firmă cu 10 lucrători plecați și neraportați, asta înseamnă între 150.000 și 200.000 lei.

Lista de verificare pentru departamentul de HR

• [ ] Fiecare lucrător nou cazat a fost declarat în aplicația IGI în 3 zile.
• [ ] Fiecare mutare într-o locuință nouă a fost declarată.
• [ ] Prezența lucrătorilor străini este verificată zilnic; a patra zi lucrătoare de absență nemotivată declanșează notificarea.
• [ ] Orice încetare sau suspendare de contract este notificată la IGI și la agenție în 5 zile lucrătoare.
• [ ] Datele de expirare ale permiselor de ședere sunt urmărite într-un tabel, cu alertă cu cel puțin 45 de zile înainte.
• [ ] Toate confirmările de transmitere sunt păstrate la dosarul lucrătorului cel puțin 5 ani de la încetarea raportului de muncă.

WantJOB pregătește pentru clienți modelele de notificare către IGI și ține evidența termenelor pentru lucrătorii plasați. Scrieți-ne la office@wantjob.eu.

Surse

• OUG nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, art. 12, art. 13 alin. (6), art. 134 pct. 3 și 5^1, art. 135 alin. (1) lit. a) și b^1), formă consolidată la 30.04.2026, publicată de IGI
• OUG nr. 25/2024, Monitorul Oficial, Partea I, nr. 250 din 22 martie 2024 (art. 12 alin. 4 și art. 13 alin. 6 din OUG 194/2002)
• OUG nr. 32/2026 privind accesul străinilor pe piața muncii din România, Monitorul Oficial, Partea I, nr. 335 din 27 aprilie 2026, art. 7 alin. (1) lit. e) și art. 45 pct. 65
• Campania de informare „Cazarea străinilor implică responsabilitate”, Biroul pentru Imigrări al Județului Satu Mare, Inspectoratul de Poliție Județean Satu Mare și CCIA Satu Mare